1. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest Aries Agency Oskar Król, z adresem prowadzenia działalności: Wały Piastowskie 1/1508, 80-855 Gdańsk, NIP: 8992946686 (dalej: „Administrator” lub „Aries Agency”).
Administrator nie powołał inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.
2. Jakie dane mogą być przetwarzane
W zależności od sposobu kontaktu i rodzaju relacji Administrator może przetwarzać w szczególności:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu i adres;
- dane rozliczeniowe i związane z umową, np. NIP, dane do faktury, informacje o zamówionej usłudze i płatnościach;
- treść korespondencji oraz informacje przekazane w formularzu, wiadomości e-mail, podczas konsultacji albo w związku z realizacją usługi;
- dane związane z newsletterem i pobieraniem materiałów, np. adres e-mail, data i sposób udzielenia zgody oraz historia jej zmiany lub wycofania;
- dane związane z rezerwacją spotkania, np. wybrany termin, strefa czasowa i informacje dobrowolnie podane przy rezerwacji;
- dane techniczne, np. adres IP, identyfikatory internetowe i plików cookie, typ urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, aktywność na stronie, przybliżona lokalizacja i logi systemowe;
- dane udostępnione w serwisach społecznościowych podczas kontaktu lub interakcji z profilem Administratora.
Administrator prosi o nieprzekazywanie danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych czy orientacji seksualnej, jeżeli nie jest to wyraźnie potrzebne i wcześniej uzgodnione.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
Obsługa wiadomości
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy kontakt zmierza do zawarcia umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Okres: do obsługi sprawy, zasadniczo nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń, jeżeli jest to potrzebne.
Działania przed zawarciem umowy
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla osób działających w imieniu firmy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres: przez czas rozmów, a gdy współpraca nie zostanie podjęta – zasadniczo do 12 miesięcy od ich zakończenia.
Realizacja umowy lub zamówienia
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; dla przedstawicieli i członków zespołu klienta – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres: przez okres realizacji umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
Faktury i obowiązki prawne
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Okres: przez czas wymagany przez przepisy podatkowe, rachunkowe lub inne właściwe przepisy.
Ustalenie, dochodzenie i obrona
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres: do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń lub prawomocnego zakończenia postępowania.
Dostarczenie e-booka lub innego materiału
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Okres: przez czas potrzebny do wysłania materiału i wykazania jego dostarczenia, a później – gdy to konieczne – do upływu terminów przedawnienia.
Komunikacja marketingowa
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz wymogi Prawa komunikacji elektronicznej.
Okres: do wycofania zgody, rezygnacji albo trwałej utraty aktualności celu. Potwierdzenie zgody może być przechowywane dłużej dla wykazania zgodności z prawem.
Promowanie usług Aries Agency
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres: do wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu. Kanały elektroniczne są używane wyłącznie zgodnie z przepisami i po uzyskaniu zgody, gdy jest wymagana.
Profile, wiadomości i komentarze
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres: przez czas widoczności interakcji, prowadzenia profilu lub do skutecznego sprzeciwu, z uwzględnieniem zasad platformy.
Działanie strony i logi
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Okres: standardowo nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że incydent wymaga dłuższego zabezpieczenia informacji.
Opcjonalne cookies i pomiar
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Okres: do wycofania zgody lub upływu okresu działania danego pliku cookie zgodnie z ustawieniami narzędzia i panelem zgód.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
4. Newsletter i komunikacja marketingowa
Zapis do newslettera jest dobrowolny. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować przez link znajdujący się w wiadomości lub pisząc na kontakt@ariesagency.pl.
Zgoda na newsletter nie jest warunkiem skorzystania z usług Aries Agency, chyba że dany materiał jest oferowany wyłącznie w ramach wyraźnie opisanej usługi obejmującej zapis. Informacja o takim warunku musi zostać przedstawiona przed podaniem danych.
Administrator może mierzyć podstawowe statystyki newslettera, np. dostarczenie lub otwarcie wiadomości i kliknięcie linku, jeżeli pozwalają na to ustawienia używanego systemu oraz obowiązujące przepisy.
5. Źródła danych
Najczęściej dane są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą – przez formularz, e-mail, telefon, rezerwację spotkania, zapis do newslettera, zawarcie umowy albo kontakt w mediach społecznościowych.
W relacjach biznesowych Administrator może otrzymać podstawowe dane służbowe także od pracodawcy, współpracownika, kontrahenta, klienta lub osoby polecającej kontakt, a także z publicznie dostępnych źródeł, takich jak strona firmowa, publiczny profil zawodowy, CEIDG lub KRS.
Przetwarzane są wtedy zwykle dane identyfikacyjne, służbowe dane kontaktowe, stanowisko, nazwa organizacji i informacje dotyczące relacji biznesowej. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes związany z kontaktem biznesowym, realizacją projektu lub ustaleniem reprezentacji. Osobie przysługuje prawo sprzeciwu.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów:
- dostawcom strony, hostingu, domeny, infrastruktury chmurowej i wsparcia IT, w tym dostawcy platformy Landingi;
- dostawcom poczty, narzędzi biurowych, dysków, komunikatorów i systemów zarządzania projektami;
- dostawcom newslettera, formularzy, rezerwacji spotkań i automatyzacji;
- dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych, w tym – po dokonaniu odpowiedniego wyboru przez użytkownika – usług Google obsługiwanych m.in. przez Google Tag Manager;
- operatorom serwisów społecznościowych, gdy użytkownik korzysta z wtyczek, treści, linków lub profili Aries Agency;
- księgowym, kancelariom prawnym, doradcom, ubezpieczycielom, bankom i operatorom płatności;
- współpracownikom, podwykonawcom i partnerom zaangażowanym w realizację usług;
- organom publicznym lub innym podmiotom, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora mogą korzystać z nich wyłącznie zgodnie z zawartymi umowami i poleceniami Administratora.
7. Przekazywanie danych poza EOG
Niektórzy dostawcy usług technologicznych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych, albo umożliwiać dostęp do danych z takich państw.
Administrator korzysta wtedy z mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności z decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony – w tym Ram Ochrony Danych UE–USA, jeżeli dany odbiorca jest nimi objęty – albo ze standardowych klauzul umownych wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane.
Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać pod adresem kontakt@ariesagency.pl.
8. Pliki cookie i podobne technologie
Strona może korzystać z plików cookie, tagów i podobnych technologii, czyli małych informacji zapisywanych na urządzeniu użytkownika lub pozwalających odczytać informacje z tego urządzenia.
- Niezbędne – wymagane do prawidłowego i bezpiecznego działania strony, formularzy oraz zapamiętania ustawień prywatności.
- Funkcjonalne – pozwalają zapamiętać dodatkowe ustawienia i uruchomić wybrane funkcje.
- Analityczne – pomagają zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony i które treści są użyteczne.
- Marketingowe – służą pomiarowi kampanii, dopasowaniu komunikacji reklamowej i ograniczaniu liczby wyświetleń tej samej reklamy.
Technologie inne niż niezbędne powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody. Zgodę można odrzucić lub wycofać równie łatwo, jak jej udzielić, przez panel ustawień prywatności dostępny na stronie.
Użytkownik może też zarządzać cookies w przeglądarce. Zablokowanie plików niezbędnych może spowodować, że część strony nie będzie działała prawidłowo. Aktualna lista cookies, ich dostawców, celów i czasu działania powinna być dostępna w panelu zgód.
9. Media społecznościowe i treści zewnętrzne
Strona może zawierać linki do zewnętrznych serwisów oraz treści pochodzące z innych platform. Po przejściu do takiego serwisu jego operator przetwarza dane według własnej polityki prywatności.
W zakresie prowadzenia profili Aries Agency Administrator i operator danej platformy mogą w określonych przypadkach działać jako niezależni administratorzy albo współadministratorzy danych, zwłaszcza w odniesieniu do zagregowanych statystyk odwiedzin i interakcji.
10. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Dane nie są wykorzystywane przez Administratora do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika.
Narzędzia analityczne lub marketingowe mogą przypisywać użytkowników do ogólnych grup odbiorców, jeżeli użytkownik wyraził na to zgodę. Nie prowadzi to po stronie Aries Agency do automatycznej decyzji wywołującej wobec użytkownika istotne skutki.
11. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie może przysługiwać prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych;
- przenoszenia danych;
- wycofania zgody w dowolnym momencie;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
- sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego – w dowolnym momencie.
Żądanie można przesłać na kontakt@ariesagency.pl lub pocztą na adres Administratora. Przed realizacją żądania Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane organu znajdują się na stronie uodo.gov.pl.
12. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do otrzymania odpowiedzi, przygotowania oferty, umówienia konsultacji, zawarcia i wykonania umowy, otrzymania materiału albo zapisania się do newslettera.
Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie odpowiedniej czynności. Dane oznaczone jako opcjonalne nie są konieczne do skorzystania z danej funkcji.
13. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne dostosowane do charakteru danych oraz ryzyka ich przetwarzania. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do wykonywania obowiązków lub realizacji usług.
14. Zmiany Polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów, działania strony, zakresu usług albo używanych dostawców. Aktualna wersja będzie publikowana na stronie wraz z datą rozpoczęcia jej obowiązywania.
Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływała na sposób przetwarzania danych osób zapisanych do newslettera lub klientów, Administrator przekaże dodatkową informację odpowiednim kanałem, jeżeli będzie to wymagane lub zasadne.